Het belang van algemene voorwaarden voor ondernemers

Ben je een ondernemer, dan doe je er goed aan om algemene voorwaarde op te (laten) stellen. Algemene voorwaarden kunnen je namelijk beschermen tegen diverse vormen van schade en misvattingen. Dat kan je niet alleen veel geld besparen, maar voorkomt ook tijdverspilling. Hoewel niet verplicht, raden we iedere ondernemer aan om algemene voorwaarden op te stellen, groot of klein.

Legalbaas.nl legt uit wat de voordelen van algemene voorwaarden zijn en waar je op moet letten bij het opstellen ervan.

Algemene voorwaarden vormen een standaard

Algemene voorwaarden vormen de zogenaamde ‘kleine lettertjes’. Je kunt bij klanten aangeven dat ze met het in zee gaan met de onderneming ook de algemene voorwaarden accepteren. Dit betekent dat van dit moment de algemene voorwaarden een richtlijn vormen voor het verloop van allerlei processen, waaronder:

  • Betaaltermijn(en)
  • Aansprakelijkheid van de onderneming
  • Rechten en plichten van beide partijen
  • Gang van zaken in specifieke situaties, zoals overmacht

Dankzij de algemene voorwaarden is er meer duidelijkheid: alle zaken die voorbij kunnen komen bij een transactie of samenwerking worden besproken in de algemene voorwaarden.

Betaalt een klant bijvoorbeeld na twee weken niet, maar staat in de algemene voorwaarden dat er een betaaltermijn van twee weken geldt, dan sta je als ondernemer bijzonder sterk. De klant is immers akkoord gegaan met de algemene voorwaarden op het moment dat ze je hebben ingehuurd of een product van je hebben gekocht.

Juridisch vangnet bij geschillen

Zonder algemene voorwaarden kan er bij een geschil al snel een moeilijk op te lossen conflict ontstaan. Is vooraf bijvoorbeeld niet afgesproken wanneer een klant moet betalen, dan wordt er naar de wet gekeken.

De wet schrijft voor dat er een maximale betaaltermijn is van 30 dagen, waarbij in onderling overleg de termijn verlengd kan worden tot 60 dagen.

Op het eerste gezicht zou je denken dat de wet duidelijk genoeg is, maar de ervaring leert dat zonder expliciete algemene voorwaarden over dit thema er toch vaak misverstanden en conflicten ontstaan.

Bijkomende factor is dat veel (kleinere) ondernemingen een betaaltermijn van 14 dagen prefereren. Dit moet sowieso in voorwaarden worden vastgelegd waarmee de afnemende partij akkoord gaat.

Bovendien kun je in de algemene voorwaarden opnemen wat er gebeurt wanneer een afnemende partij weigert te betalen. Denk hierbij aan een stappenplan van in ingebrekestelling, waarna de afnemer in verzuim is, en vervolgstappen hierop.

Andere conflicten en algemene voorwaarden

Naast betalingstermijnen, zijn er natuurlijk meer problemen die kunnen ontstaan bij een transactie of samenwerking. Hierbij kan gedacht worden aan een product dat niet goed werkt, uitblijven van resultaat of zelfs schade na handelen van één van beide partijen.

Ook hier creëren de algemene voorwaarden duidelijkheid. In de algemene voorwaarden laat je duidelijk naar voren komen in welke situaties de eigen onderneming aansprakelijk kan worden gesteld en in welke situaties aansprakelijkheid van de hand wordt gewezen.

Zonder de algemene voorwaarden kan een onderneming sneller in de problemen raken bij enigszins onduidelijke situaties, omdat doorgaans de afnemer wordt beschermd door de wet.

Algemene voorwaarden laten opstellen

Algemene voorwaarden vormen in principe een juridisch document dat niet op meerdere manieren geïnterpreteerd moet kunnen worden.

Daarom kan het verstandig zijn om het document op te laten stellen door experts, die precies weten hoe specifieke aspecten verwoord moeten worden. Zo weet je zeker dat je algemene voorwaarden waterdicht zijn en een advocaat van een tegenpartij niet door een gebrekkige verwoording onder een betaling of aansprakelijkheid uit kan komen bijvoorbeeld.

Het verschilt wat je betaalt voor je algemene voorwaarden geschreven door een jurist, maar ga uit van enkele honderden tot duizenden euro’s. Dat is de kosten overigens meer dan waard, gezien de kosten die je het op lange termijn kan besparen.